Ahora mismo, en Guatemala y en el mundo, las reuniones virtuales están a la orden del día. Aunque las plataformas para poder reunirse a distancia con clientes, profesores, alumnos, amigos y familia están disponibles desde hace mucho tiempo, no fue hasta hace unos años que su utilización en lo laboral, académico y familiar aumentó notablemente por la necesidad (en muchos casos, obligación) de hacerlo.
A continuación, te presentamos algunos tips para reuniones virtuales eficientes y efectivas. Estos tips aplican principalmente en el área laboral y en lo académico. ¡Esperamos que te sean útiles!
- Agendar.
Es importante agendar y definir cada una de las etapas que la reunión tendrá y asignarles un tiempo de duración. Por ejemplo, la siguiente podría ser un ejemplo de agenda básica de una reunión virtual de 30 minutos (cada reunión es diferente y las agendas pueden variar mucho entre una y otra reunión, según su naturaleza): 5 minutos de saludo inicial, 15 minutos de desarrollo del tema que le da motivo a la reunión, 7 minutos de aclaración de dudas y 3 minutos de despedida.
Una agenda básica como esta puede servirte de mucho para ahorrar tiempo. Puedes tardarte más o menos de lo que definiste en cada una de las etapas de la reunión. No somos robots, pero sí que te será de utilidad como guía para no divagar durante la reunión a distancia.
- Objetivos de la reunión.
Debes definir cuáles son los objetivos de la reunión para que ésta no se convierta en un malgasto de tiempo que perfectamente pudo haber sido un simple correo electrónico.
Puedes plantearte estos objetivos respondiendo a las siguientes preguntas: ¿Qué quiero lograr con esta reunión? ¿Por qué es necesario que sea una reunión y no puede ser un mensaje, un correo o una nota de voz?
- Definir los participantes de la reunión.
Además de la persona principal con la que te interesa reunirte, ¿hay alguien más que deba participar en la reunión? Definir a los participantes pertinentes te ahorrará tiempo en explicarle a otras personas de tu equipo que necesiten saber los hallazgos de la reunión.
Si varias personas que están en un mismo espacio físico deben participar de una misma reunión virtual, en ocasiones es molesto utilizar varias laptops por los problemas de interferencia de audio y otras dificultades. ¡Existe una solución tecnológica para este problema! Conoce el Meeting Owl Pro, un dispositivo con una cámara 360 inteligente y ocho micrófonos integrados.
- Agendar con tiempo.
Si te interesa reunirte a distancia con una persona, debes avisarle con tiempo para que la persona haga el tiempo necesario en su agenda. Lo mismo aplica para las personas de tu equipo de trabajo que definas que deben participar en la reunión.
- Tips extras:
Sé puntual; las personas agradecen mucho que respetes su tiempo. Anuncia las reglas de la reunión recién cuando esté dando inicio. Revisa que todo el equipo tecnológico que utilices para la reunión y tu conexión a internet funcionen adecuadamente.
¡Conoce el Meeting Owl Pro y sus increíbles beneficios si eres alguien que se reúne virtualmente con frecuencia por motivos laborales o académicos! Puedes ver cómo funciona en nuestras oficinas ubicadas en el edificio Design Center, frente al centro comercial Oakland Mall.
Léon Tech Solutions, una empresa de soluciones en tecnología para hogares, empresas e instituciones.
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